医療・介護向けWebシステム開発・業務効率化

このページの課題・パターンは、医療・介護の業務で一般的に見られる想定例です。個別の実績を示すものではありません。

医療・介護の業務と情報の流れ

医療・介護の現場では、患者・利用者の受付や予約、診療・ケアの提供、記録の作成、家族や関係機関への連絡、保険請求や行政への報告といった業務が日々発生しています。診療や介護の中核となる記録は、電子カルテや介護記録ソフトなど専門のシステムで管理されていることが一般的です。

一方で、その周辺には専門システムがカバーしない業務が多く残っています。電話での予約受付と変更対応、スタッフのシフト調整、訪問スケジュールの共有、家族への連絡、備品の発注、ホームページの更新や求人情報の掲載などです。これらは電話、紙、ホワイトボード、個人の携帯電話に頼りがちで、確認や伝達の負担が現場にかかります。

Webシステム化の主眼は、専門システムを置き換えることではなく、その周辺業務の連絡と記録を整理し、スタッフが本来の業務に集中できる時間を増やすことです。ただし、扱う情報の多くは要配慮個人情報に該当するため、どの情報をどこまでシステムに載せるかを慎重に決める必要があります。

よくある課題（想定例）

電話予約の対応で受付が手一杯

【想定例】診療中も予約や変更の電話が鳴り続け、受付スタッフが患者対応と電話対応を同時にこなしている。予約の重複や記入漏れが起こり、待ち時間の苦情につながる。予約変更の聞き間違いも起こりやすい。

スタッフ間の情報共有が口頭とメモに頼っている

【想定例】訪問スケジュールの変更や利用者の状態の申し送りが、ホワイトボードと個人の携帯電話のやり取りで行われている。伝達漏れが起こり、記録として残らない。後から経緯を確認できず、家族への説明にも困る。

報告書や書類作成に時間がかかる

【想定例】関係機関への報告書や家族向けのお知らせを、記録から手作業で転記して作成している。書式が複数あり、同じ内容を何度も書いている。月末に作業が集中し、残業の原因になっている。

ホームページが古く、情報が更新されない

【想定例】診療時間の変更や休診日の案内、求人情報を更新するたびに外部へ依頼しており、反映が遅れる。スマートフォンで見にくく、問い合わせの電話が増える。求人応募も減り、採用に影響している。

システム化のパターン（想定例）

Web予約と受付状況の管理

【想定例】患者・利用者がスマートフォンから予約・変更できるページと、受付スタッフが空き状況を確認・調整できる管理画面を構築します。予約時に必要最小限の情報だけを受け取り、詳細は来院・来所時に確認する設計にして、システムに載せる個人情報を絞ります。既存の電話予約と並行運用し、徐々に移行します。

関連サービス: 業務効率化システム開発、モバイルサイト制作

スタッフ向けの連絡・スケジュール共有

【想定例】訪問スケジュール、シフト、申し送り事項を共有する社内向けポータルを構築します。閲覧権限を職種や担当ごとに分け、利用者の状態に関する記述は専門システム側に残すなど、載せる情報の範囲をあらかじめ決めておきます。連絡事項の既読状況も確認できるようにします。

関連サービス: 業務効率化システム開発、サーバー・ネットワーク設定

報告書・お知らせの定型出力

【想定例】決まった書式の報告書やお知らせ文書を、入力フォームから生成する仕組みを作ります。同じ内容の転記をなくし、書式の変更にも管理画面から対応できるようにします。出力した文書の履歴を残し、再発行や修正の手間を減らします。書式ごとの承認の流れも組み込み、確認漏れを防ぎます。

関連サービス: 業務効率化システム開発

自分で更新できるホームページと院内掲示物

【想定例】診療時間・休診日・お知らせ・求人情報を、スタッフが自分で更新できるCMSでホームページを再構築します。スマートフォンでの見やすさを優先し、院内掲示や案内チラシも同じ原稿から制作します。求人ページの更新も自分たちで行えるため、募集のたびに外部へ依頼する必要がなくなります。

院内ネットワークとリモートアクセスの整備

【想定例】複数拠点や訪問先から安全に社内ポータルへ接続できるよう、ネットワークと認証の設定を整えます。専門システムのネットワークとは分離し、影響を及ぼさない構成にします。端末にデータが残らない接続方法を検討します。拠点間のファイル共有も安全な経路に統一します。

関連サービス: サーバー・ネットワーク設定

一部だけシステム化するという判断

医療・介護では、「システム化しない」判断が特に重要な領域です。診療内容や利用者の状態といった要配慮個人情報は専門システムに任せ、周辺の連絡・予約・書類作成だけをWebシステム化することで、リスクを抑えつつ現場の負担を減らせます。

たとえば、予約だけをWeb化し、申し送りは従来の方法を続ける、という切り分けも合理的です。スタッフの年齢層や機器への慣れも考慮し、紙の運用を残すべき部分は残します。載せる情報を絞るほどシステムは軽くなり、保守や権限管理も簡単になります。

注意点

診療情報や介護記録、心身の状態に関する情報は、個人情報保護法上の要配慮個人情報に該当します。取得・利用・第三者提供には本人の同意など法令上の要件があり、システムの設計段階でどの情報を扱うかを決める必要があります。
医療情報システムの安全管理に関するガイドラインなど、所管官庁が示す指針への適合が求められる場合があります。専門システムとの分離や、アクセス権限・ログの設計はこれらを踏まえて行います。
一般的な情報であり、個別の事案は専門家・所管官庁にご確認ください。

よくあるご質問

電子カルテや介護記録ソフトと連携できますか？

専門システム側の仕様や提供元の方針により可否が変わります。連携が難しい場合は、周辺業務を独立したシステムとして整備し、必要な情報だけを手作業で受け渡す設計にします。

患者・利用者の情報をWebに載せるのが不安です。

予約や連絡に必要な最小限の情報に絞り、診療内容や状態に関する記述は載せない設計が基本です。誰が何を見られるかの権限設計と、通信の暗号化、アクセス記録の保存を行います。

スタッフが機器に不慣れでも運用できますか？

画面の項目を絞り、操作説明と簡単なマニュアルを用意します。紙の運用を残す部分と、Webに移す部分を一緒に決め、無理のない範囲から始めます。

医療・介護のWebシステム開発 — 予約・記録・連絡の負担を減らす