- ご要望
- 「多数の企業が参加するBtoB商談イベントを定期的に開催している。参加企業からの各種申込を受け付けているが、メール・FAX・郵送などの雑多な申込受付を廃止してWeb申込の仕組みを作り一本化したい。」
- 導入システム・施策
- 参加企業向けの会員専用サイトを開発し、参加各社へユーザーIDを発行しました。専用サイト内で「会議室の貸切予約」や「備品のレンタル申込」などが行えるよう30以上の申込フォームを開発し、申込があった場合はサービス受付担当者へリアルタイムでメール通知が送信されるよう設定しました。
- お客様の声
- 「メール・FAX・郵送など多岐にわたっていた申込情報がWeb経由のデジタルデータに一本化でき、「申込総数の把握」「申込企業のリスト化」などが容易になった。同一企業からの多重申込など、今まで見えづらかった問題が管理画面上で色付けされ、はっきりと認識・対応できるようになった。何より、いままでアナログに業務を進めていた部分がシステム化され、人件費の削減と印刷・郵送コストの削減につながった。」
業務効率化に意欲はあるものの、社内の多種多様な業務に忙殺され、どのようにシステム化して良いのかを分析するリソースが無いという状況のお客様でした。現状の業務内容をヒアリングの上、弊社から積極的にシステム案をご提案し、効用の大きなシステム機能から順に開発→導入を進めるスタイルで、少しづつ業務プロセスを改善させていただきました。
この種のシステムで検討する論点（想定例）
以下は同種の案件で一般的に検討する内容の整理であり、上記事例の詳細を示すものではありません。
想定例: 申込受付を一本化するときの考え方
メール・FAX・郵送など複数の窓口で申込を受けていると、受付担当者は形式の異なる情報を台帳に転記する作業に追われがちです。Web申込に一本化する場合は、まず現在の申込の種類と項目を洗い出し、共通する項目と申込ごとに異なる項目を整理することから始めます。件数が多いものや転記の手間が大きいものから順に移行すると、受付側の負担を抑えながら切り替えられます。
想定例: 効用の大きい機能から順に導入する
業務効率化のご相談では、最初から全機能を要件に盛り込むと、開発期間が長くなり、使い始める前に業務の前提が変わってしまうことがあります。一般的には、効果が大きく実装しやすい機能を最初に作り、実際に使いながら次の機能を決めていく進め方が現実的です。フルスタックエンジニアが一貫して担当する体制では、使ってみて分かった課題をそのまま次の開発に反映しやすいという利点があります。
想定例: 管理画面で「見えづらい問題」を見える化する
申込がデジタルデータに一本化されると、件数の集計や一覧化だけでなく、同一企業からの重複申込や期限切れなど、紙やメールでは気づきにくかった問題を機械的に検出できるようになります。管理画面で該当する行を色分けしたり、通知を送ったりする仕組みは、開発規模に比べて業務上の効果が大きい機能の一つです。
関連するサービス
関連する業種
関連する開発ガイド
他の開発事例
監修: Unlogical Systems合同会社（杉並区・西荻窪）公開