RFP（提案依頼書）とは

なぜ重要か

複数の開発会社に相談するとき、口頭で説明した内容が会社ごとに少しずつ違って伝わると、返ってくる提案と見積りを比べられなくなります。RFPとして同じ文書を渡せば、各社が同じ前提で提案するため、範囲・進め方・費用の違いがはっきり見えます。また、書く過程で「そもそも何を解決したいのか」が整理されるため、発注側にとっても要件を固める準備になります。

発注・開発の実務での意味

大企業のような数十ページの文書は必要ありません。小さな会社であれば、次の項目を2〜3ページにまとめれば十分です。

1. 目的: なぜ今システムを作るのか、何が解決されれば成功か
2. 現状: 今の業務の流れ、使っているツール、困っていること
3. 実現したいこと: 必須と、あれば良いことを分けて列挙
4. 利用者: 誰が、どこから、何人くらい使うか
5. 条件: 希望時期、予算の上限、既存システムとの連携、避けたいこと
6. 提案してほしいこと: 構成案、進め方、概算費用、保守の内容
7. 選定の観点: 何を重視して選ぶか（費用、実績、体制、保守など）

RFPは要件定義の前段階の文書で、細かい仕様まで書く必要はありません。むしろ「こう作ってほしい」と手段を指定しすぎると、開発会社からのより良い提案の余地が無くなります。困りごとと目的を中心に書き、手段は提案に委ねるのがコツです。書き方は小さな会社のためのRFPの書き方で手順とともに解説しています。

関連する用語

• 要件定義 — RFPの次に行う工程
• 人月 — 提案に含まれる見積りの単位
• 請負契約 — 提案後に選ぶ契約形態のひとつ